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“以前是以前,现在是现在。”赵伟说,“陈师傅,我不是怪你。但新流程之所以这么设计,就是因为我们在福田出过这样的问题——货出了,客户收到发现次品,整批退货,损失几十万。”
老陈没再说话。
苏晚晴站起来,走过去:“陈师傅,我们再走一遍。这次按流程来。”
老陈点了点头,重新走了一遍流程。这次他没有跳过任何环节,一步一步做下来。从确认排产单,到核对货物清单,到逐项装车,全程花了五十分钟。
“比第一次快了十分钟。”赵伟看了看表,“而且这次没有再出错。”
老陈擦了擦额头上的汗,看着那张排产单,忽然说了一句:“其实按流程走,也没那么费事。”
“不费事,还能保证不出错。”苏晚晴说,“这就是流程的价值。”
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演练一直持续到傍晚六点。
苏晚晴站在窗边,看着窗外渐暗的天色,心里在盘算一个数字——如果新流程运行顺利,从客户询价到最终出货,整个链条能节省多少时间?
她在笔记本上算了一笔账:
询价到报价:从原来的平均两天缩短到四小时;
确认订单到排产:从原来的三天缩短到一天;
排产到出货:从原来的七天缩短到四天;
售后响应:从原来的三天缩短到当天。
整体算下来,订单处理周期至少缩短百分之四十。
这个数字,让她心里有了底。
她正准备回家,赵伟敲门进来了。
“苏总,我刚整理完了今天的演练数据。”赵伟把手里的本子摊开,“十五个人,第一次演练的平均出单时间是五十二分钟,第二次缩短到四十八分钟。最慢的是出货环节,最快的报价环节。”
“你觉得下周一正式运行,能跑通吗?”
“能。”赵伟说,“但我建议前两周先跑小单,等大家熟悉了流程,再上大单。这样容错空间大一些。”
苏晚晴点了点头:“就这么办。”
赵伟合上本子,忽然笑了:“苏总,您知道我今天最大的感受是什么吗?”
“什么?”
“我以前在浙江那家私企的时候,老板也搞过流程。”赵伟说,“但是那些流程都是写在纸上的,从来没有人真的去执行。今天做演练的时候,我忽然想起来——林总跟我面试的时候问我的那个问题。”
“什么问题?”
“他问我,知道柔性供应链是什么吗?我当时答不出来。”赵伟说,“今天做演练的时候,我忽然明白了——柔性供应链不是让工人加班,不是让供应商压价。柔性供应链,是把每一个环节的时间都算死,然后去掉那些多余的时间。”
苏晚晴看着他,忽然觉得这个年轻人在成长。
“好好干。”她说,“你很快就会懂了。”
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周一一早七点半,苏晚晴提前到了办公室。
合资公司的新流程正式运行了。她站在走廊里,看着每个工位上的员工都在低头看手册,心里有一种说不出的踏实感。
上午八点半,第一个客户询价进来了。
老陈坐在工位上,深吸一口气,拿起电话,按照新流程的步骤开始操作。
“喂,陈总,好的好的,您说……”
他一边听,一边在《询价信息表》上记录着。品类、规格、数量、目标市场、客户类型、紧急程度——全部记好。
“好的,陈总,我四个小时之内给您报价。”
挂了电话,他把表格递给跟单组。
跟单组的人接过表格,没有像以前那样先放一边,等忙完手头的事再做。他们看了一眼,立刻开始查供应商报价。
三十分钟后,报价单出来了。
老陈拿到报价单,检查了一遍,确认没有问题,拿起电话拨了过去。
“陈总,报价已经出来了,我发给您传真……”
挂了电话,他低头看了一眼手表。
从接单到报价,四十分钟。
老陈愣了愣,然后嘴角浮起一丝他自己都没察觉的微笑。
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中午十二点,苏晚晴在食堂吃饭的时候,老陈端着饭盒坐到了她对面。
“苏总,上午那个客户,报价发过去之后直接确认了。”老陈说,“他说这次比福田快多了。”
苏晚晴笑了:“客户满意就好。”
“我也觉得挺奇怪的。”老陈夹了一口菜,“以前做报价,至少得半天。今天按流程走,四十分钟就搞定了。我还以为流程会很麻烦,结果比想象中简单。”
“那是因为流程帮你省掉了犹豫的时间。”苏晚晴说,“以前你要自己判断要不要查这个、要不要问那个,现在流程告诉你怎么做,你照做就行了。”
老陈沉默了一会儿,然后说了一句话:“苏总,我承认,前两天我还觉得这个流程太死板。今天做了一次,发现确实高效。”
苏晚晴点了点头,没再多说。她知道,这只是开始。流程跑起来之后,真正的问题才会浮现——订单处理的瓶颈在哪里?哪些环节拖慢了整体速度?哪些工序可以同时进行?
但她也知道,只要愿意走流程,这些问题都会被发现、被解决。
下午五点,下班时间到了。
苏晚晴坐在办公室里,看着赵伟交上来的今天的数据——
全天上线的客户:三十七单;
从询价到报价的平均时间:四十五分钟;
确认订单到排产的时间:当天完成;
没有一单出现失误。
她看完,合上本子,靠在椅背上,长长地吐了一口气。
四十个百分点。
订单处理时间,缩短了四十个百分点。
她拿起电话,拨了一个号码。
“喂,林总,流程今天跑通了。”
电话那边传来林远舟的声音:“多少?”
“三十七单,零失误。”苏晚晴说,“报价时间从两天缩短到四十五分钟。”
“比我预想的快。”林远舟说,“后天我过来上海一趟,亲自看看。”
“好。”
苏晚晴挂了电话,站起来,走到窗边。
对面的写字楼上,林远舟办公室的灯还亮着。
她看了看表,五点二十分。这个时间点,他应该还在处理汕头那边的业务。
苏晚晴拿起包,走出办公室。走廊里,几个还在加班的员工跟她打招呼:“苏总,下班了?”
“嗯,你们也早点回去。”
她走出大楼,站在门口,晚风迎面吹过来。
三月的上海,夜晚还带着一丝凉意。
但她心里是热的。
四十个百分点。
她想象着,当这个数字被贴在会议室里的时候,那些还在质疑流程的员工会是什么表情。
他们还会觉得流程“太死板”吗?
苏晚晴笑了,转身往公交站走去。
明天,又是新的一天。还有更多的客户、更多的订单、更多的流程等着她去优化。
她的脚步,比之前任何时候都更坚定。